Ini Dia Dokumen yang Diperlukan Dalam Ekspor Impor

Indonesia - Ketika Sobat melakukan ekspor impor barang, Sobat akan memerlukan banyak dokumen. Hal ini diperlukan karena kegiatan ekspor impor melibatkan dua negara dengan peraturan yang berbeda – beda pada setiap negaranya. Sehingga dalam ekspor impor akan memerlukan dokumen yang sesuai, agar proses ekspor impor dapat berhasil dilakukan. Dalam proses ekspor impor akan ada dokumen wajib dan dokumen pendukung dimana nantinya pihak eksportir akan membuat dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan kesepakatan dengan importir. Kemudian dokumen tersebut dikirim ke pihak importir untuk melakukan pengambilan barang.  

Dokumen Wajib Dalam Ekspor Impor 

1. Invoice atau Faktur

Invoice adalah sebuah dokumen yang berisikan bukti transaksi antara eksportir dan importir dan pada proses ekspor impor sendiri terdapat 3 jenis Invoice diantaranya:  

• Proforma Invoice 

Tipe Invoice ini dibuat sebelum dilakukannya pengiriman barang, sehinga pihak importir dapat memperkirakan total biaya yang harus dibayar. 

• Commercial Invoice 

Tipe invoice ini adalah sebuah faktur penjualan barang yang diekspor dan diterbitkan sendiri oleh eksportir. 

• Consular Invoice 

Tipe invoice ini hanya bisa diterbitkan oleh instansi resmi seperti Konsulat atau Kedutaan. 

2. Packing List

Didalam dokumen ini nantinya terdapat spesifikasi atau rincian produk atau barang yang dikirim. Contoh isi dari packing list: 

• Nama barang atau produk. 
• Nomor dan tanggal packing list. 

• Jumlah kemasan (pack, pieces, ikat, karung, dll). 
• Berat bersih (berat barang atau produk tanpa kemasan). 
• Berat kotor (berat barang atau produk dengan kemasan). 

3. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) 

Jika saat melakukan proses ekspor dan posisi Sobat adalah sebagai eksportir, maka Sobat perlu melakukan pemberitahuan kepada kantor bea dan cukai. Sobat juga perlu melakukan pemberitahuan ekspor paling cepat tujuh hari dari estimasi tanggal ekspor dan paling lama sebelum barang masuk kawasan pabean. Dalam melakukan pemberitahuan, Sobat memerlukan Nomor Induk Perusahaan (NIPER) serta dokumen pelengkap yang telah dibuat sebelumnya seperti faktur, packing list, bukti bayar Pendapatan Negara Bukan Pajak (PNBP), bukti bayar bea keluar (jika barang yang diekspor dikenakan bea keluar), dan dokumen lain dari instansi teknis terkait. Serta melakukan pembayaran pajak ekspor. Perlu diketahui dokumen PEB ini yang akan menjadi acuan petugas bea dan cukai ketika melakukan pemeriksaan barang ekspor. Jika terjadi perbedaan antara dokumen PEB dengan keadaan sebenarnya akan dianggap sebagai penyimpangan. 

4. Polis Asuransi

Pada dokumen ini akan menjelaskan bahwa barang atau produk yang dikirim akan dijamin keselamatannya oleh pihak asuransi berdasarkan permintaan eksportir dan importir. Dengan adanya dokumen ini akan meminimalisir kerugian jika barang atau produk yang dikirim hilang ataupun rusak. Nantinya dalam dokumen ini akan menjelaskan jenis risiko yang diasuransikan, pihak mana yang meminta asuransi, dan kepada siapa klaimnya akan dibayarkan. 

5. Shipping Instruction

Dokumen ini adalah bukti booking tempat, ruang, container pada kapal ataupun pesawat. Dokumen ini dibuat oleh pihak eksportir kemudian dikirimkan ke pihak pengirim barang. 

6. Bill of Lading (B/L) atau Airway Bill

Kedua dokumen ini adalah sebuah bukti pengiriman barang dan tanda terima barang atau produk yang dibuat oleh perusahaan pengiriman. Dokumen tersebut akan didapatkan setelah barang sudah masuk kapal atau pesawat. Pihak eksportir akan menerima Bill of Lading jika menggunakan kapal untuk pengiriman dan akan menerima Airway Bill jika melakukan pengiriman menggunakan pesawat. Nantinya dokumen tersebut akan dibuat dalam tiga rangkap untuk pihak eksportir, importir, perusahaan pengiriman. Selain itu, khusus untuk Airway Bill akan memiliki airlines code. 

7. Certificate of Origin (COO)

Sertifikat ini menerangkan asal barang atau produk yang dikirim. Jika negara asal dan negara tujuan sudah mempunyai Free Trade Aggrement (FTA), pihak importir bisa mendapatkan keringanan bea masuk hingga 0%. Di Indonesia sendiri Certificate of Origin (COO) dapat diterbitkan dengan biaya sebesa Rp15.000 – Rp 45.000 ke Dinas Perindustrian dan Perdagangan (Disperindag) baik di tingkat kota/kabupaten ataupun provinsi. 

Dokumen Pendukung Dalam Ekspor Impor 

Kemudian ada beberapa dokumen pendukung lainnya yang harus disiapkan Sobat ketika melakukan ekspor. Dokumen ini diperlukan jika barang atau produk yang dikirim masuk ke suatu kategori tertentu: 

1. Certificate of Analysis (COA)

Sertifikat ini berguna untuk memverifikasi dan menujukkan bahwa barang atau produk yang dikirim sudah memenuhi persyaratan tertentu sesuai dengan standard atau regulasi negara tujuan. Biasanya sertifikat ini digunakan untuk produk hasil pertanian atau produk kimia. Dokumen COA dapat diterbitkan langsung oleh pihak produsen produk atau barang tersebut, atau juga dapat diterbitkan melalui lembaga laboratorium yang sudah terakreditasi dalam melakukan analisa produk.  

2. Phytosanitary Certificate

Sertifikat ini berguna untuk menunjukan bahwa barang atau produk yang dikirim sudah bebas dari jamur, kuman, dan bakteri. Biasanya sertifikat ini digunakan untuk produk hewani atau produk pertanian. 

3. Sertifikat Fumigasi

Sertifikat ini berguna untuk menunjukan bahwa barang atau produk yang dikirim sudah dilakukan proses fumigasi sesuai dengan standar yang berlaku. Dengan adanya sertifikat ini, menunjukkan bahwa barang atau produk yang dikirim dan sudah di fumigasi bebas hama atau rayap selama dalam pengiriman. 

4. Sertifikat Veteriner

Sertifikat ini berguna untuk menunjukan bahwa barang atau produk yang dikirim sudah dijamin keamanannya. Biasanya sertifikat ini digunakan untuk produk pangan atau produk non pangan asal hewan. Sertifikat ini hanya dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan. 

5. Weight Note

Dokumen ini adalah keterangan berat setiap barang atau produk yang dikirimkan sesuai dengan faktur yang telah dibuat. Dokumen ini digunakan untuk mempersiapkan alat-alat yang dibutuhkan saat proses pemeriksaan. 

6. Measurement List

Dokumen ini menjelaskan keterangan ukuran panjang, tebal, volume dan diameter pada setiap kemasan barang atau produk yang dikirimkan. 

Demikian dokumen – dokumen yang perlu Sobat siapkan dalam melakukan ekspor dan impor. Semoga melalui artikel ini, Sobat tidak bingung lagi ya harus menyiapkan dokumen apa saja untuk melakukan kegiatan ekspor dan impor.  

Jika Sobat ingin mencari informasi lainnya terkait UMKM, perpajakan, dan berita terkini, silahkan kunjungi website kami di Sobat Buku dan Sobat Pajak, atau melalui media sosial kami di Instragram dan Facebook.